Kongkow Seri ke-18: Strategi Pembuatan Proposal Hibah

Jumat (26/08) UPT Perpustakaan kembali mengadakan kegiatan rutin Kongkow Bersama Pustakawan seri-18 dengan Tema Strategi Pembuatan Proposal Hibah. Kongkow seri-18 kali ini mengundang narasumber yaitu Dian Kusuma Dewi, A.Md., SE., MM,  yang bergelut di Lembaga Donor Internasional Australia, yaitu lembaga pemberi hibah kepada Lembaga, Organisasi ataupun Komunitas.

Pada kongkow kali ini peserta diberikan pemahaman tentang strategi agar proposal Hibah yang diajukan dapat diterima atau didanai oleh pemberi hibah. Dian Kusuma Dewi, A.Md., SE., MM, sendiri merupakan bagian dari selektor proposal hibah sehingga materi kongkow kali ini tentu saja akan sangat bermanfaat bagi peserta yang ingin mengajukan proposal hibah. Beberapa skema seleksi pemberian hibah diantaranya yaitu pertama Penilaian dokumen Pra Proposal. Pada tahap pertama ini selektor melakukan review dnegan melihat track record organisasi atau komunitas yang mengajukan proposal hibah.

Tahap kedua yaitu penilaian proposal hibah secara daring. Pemberi hibah cenderung menyediakan template proposal yang perlu diisi oleh penerima hibah. Kemudian penerima hibah akan diberikan waktu sekitar 7 minggu atau 5 hari kerja untuk mengisi template yang telah disediakan oleh pemberi hibah. Pada tahapan ini penerima hibah diwajibkan untuk mengisi template yang tersedia serta mengumpulkan kelengkapan administrasi yang diminta. Hal tersebut menjadi tantangan tersendiri bagi pendaftar penerima hibah dikarenakan waktu yang terbatas dalam mengumpulkan kelengkapan administrasi dan pengisian template proposal. Pendaftar yang tidak bisa memenuhi persyaratan tersebut akan dieleminasi.

Tahap Ketiga yaitu pemaparan dan pembahasan proposal hibah. Peserta yang telah lolos seleksi diundang untuk mempresentasikan proposal hibah serta pada tahapan ini dilakukan proses tanya jawab oleh selektor terkait program yang diajukan. Pada seleksi tahap selanjutnya yaitu tahap keempat dilakukan kunjungan lapangan oleh pihak selektor pemberi hibah untuk melihat secara langsung yang telah disampaikan pada tahapan pemaparan proposal hibah.

Pada tahapan terakhir yaitu penentuan pemenang dengan memilih calon penerima hibah yang sesuai dengan tujuan global pemberi hibah sehingga tujuan utama lembaga donor dapat tercapai. Perempuan yang telah bergelut selama 14 tahun di Lembaga Donor Internasional ini memberikan tips yaitu penerima hibah perlu mencari terlebih dahulu visi misi pemberi hibah agar program kegiatan sesuai denga tujuan lembaga pemberi hibah sehingga proposal hibah dapat didanai.  

Konsultan Komunikasi Lembaga Mitra Indonesia Australia ini juga menjelaskan beberapa hal yang menyebabkan pengajuan hibah ditolak diantaranya pertama ketidaksesuaian pengisian data pada template yang disediakan. Penerima hibah wajib mengisi template sesuai dengan kebutuhan tanpa melebihi atau mengurangi informasi program. Penyebab kedua yaitu persyaratan yang kurang. Banyak sekali calon penerima hibah yang kurang persiapan dalam hal persyaratan administrasi. Maka dari itu perlu persiapan dari awal secara kelengkapan administrasi sebelum mengajukan proposal hibah. Persyaratan administrasi tersebut seperti AD/ART jika bentuknya yayasan lembaga, pengesahan Notaris, NPWP, jika bentuknya perusahaan maka terdapat tanda daftar perusahaan dsb.

Alasan ketiga sebuah proposal hibah ditolak yaitu dikarenakan performance pada saat sesi penyampaian program kurang. Banyak calon penerima hibah yang tidak bisa menjelaskan secara rinci proposal hibah yang telah dibuat, padahal secara tulisan proposal sudah sangat baik. Hal tersebut juga disebabkan kurangnya menguasai proposal, tidak memahami program yang akan dilakukan.

Kegiatan kongkow yang dipandu oleh Iswahyudi, S.Sos.,M.M, selaku pustakawan Universitas Jember, ditutup dengan sesi tanya jawab serta closing statement dari pemateri. Closing statment yang disampaikan oleh Dian Kusuma Dewi, A.Md., SE., MM, yaitu:

“Hibah adalah pemberian, utamakan untuk kepentingan orang lain sebelum berpikir untuk mengambil keuntungan bagi diri sendiri.”