SISTEM PENGELOLAAN ARSIP SURAT MENYURAT DI PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAERAH OPERASI 9 JEMBER

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP SURAT MENYURAT DI PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAERAH OPERASI 9 JEMBER
Hudan, Bima Yasdad
Berdasarkan kegiatan – kegiatan dan pengamatan secara langsung yang
telah dilakukan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 9
Jember, terdapat beberapa hal yang dapat disimpulkan, yaitu:
1. Setiap surat yang diterima diberi nomor surat yang berisi kode klasifikasi
yang bertujuan agar surat yang keluar diketahui oleh pimpinan yang
apabila terjadi sesuatu, instansi akan bertanggungjawab.
2. Pemberian kode klasifikasi dilakukan dengan membaca terlebih dahulu
perihal dan isi surat secara keseluruhan sehingga diperoleh kode klasifikasi
yang tepat. Pemberian kode surat dikelompokkan berdasarkan pokok
masalah yang bertujuan agar memudahkan apabila dokumen-dokumen
dibutuhkan kembali.
3. Penyimpanan arsip dilakukan dengan jangka waktu satu (1) tahun untuk
arsip yang diletakkan di box dan rak arsip dan berlaku lima (5) tahun yang
diletakkan di gudang. Penyimpanan arsip dilakukan oleh tiap unit kerja
yang menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri.
4. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan yaitu sistem kode klasifikasi
arsip, sistem nomor dan sistem tanggal.
5. Pada penyusutan arsip penyerahan Arsip Inaktif akan dibuatkan berita
acara penyerahan Arsip Inaktif dari unit pengelola arsip ke unit kearsipan
yang disertai dengan Daftar Arsip Inaktif yang diserahkan
Source: http://repository.unej.ac.id/

Leave a Reply

Your email address will not be published.

*